Toolbox 007: Google forms en draaitabellen

Elke week bespreken we in Toolbox een programma of techniek om datavraagstukken op te lossen of lekker verkennend bezig te zijn. Dit keer behandelen we Google forms waarmee je snel formulieren kan maken. Daarna gaan we met onze Google form resultaten van de opgave lijst voor regiohack aan de slag met draaitabellen in Excel om te laten zien hoe je snel selecties kan maken in data.

Google forms is een onderdeel van Google docs en geeft de mogelijkheid om snel formulieren te maken waarvan de resultaten centraal worden opgeslagen in een spreadsheet.

De interface is erg gemakkelijk en geeft en allerlei opties voor het toevoegen van verschillende elementen. Wil je multiple choice veld of een dorpdownlijst, een antwoord van één regel tekst of een aantal regels. Het is allemaal mogelijk inclusief de optie om vragen verplicht te maken of bepaalde subformulieren te tonen aan gebruikers die bepaalde antwoorden hebben gegeven.

Als we klaar zijn met een formulier en het hebben laten testen door een aantal mensen. Kunnen we het verspreiden via e-mail of het embedden in een website. In veel gevallen is het handig om te kijken of in de embed code een breedte staat past op je website. Bij mij kwam er de volgende code uit.

<iframe src=”https://docs.google.com/spreadsheet/embeddedform?formkey=dEVteWJoWExrMDRodmtLSmVfUTFuT2c6MQ” width=”760″ height=”983″ frameborder=”0″ marginheight=”0″ marginwidth=”0″>Loading…</iframe>

width en height geven in pixels aan hoe groot je formulier worden op de website. In het geval van regiohack is het tekst gedeelte van de site maar 650pixels. dus is het verstandig om width te veranderen in width=”650″. Ook denkt het formulier dat het erg hoog is, in mijn geval kon ik height veranderen in 270.

Het is leuk om een lijst te hebben van allerlei gegevens in een spreadsheet, maar hoe haal ik hier nou uit hoeveel mensen er bijvoorbeeld uit Zwolle komen of wat de gemiddelde leeftijd is van een groep mensen? Hiervoor gebruiken we draaitabellen. Om dit uit te leggen pak ik opgeschoonde data die voortkwam uit een enquête die we hebben verspreid onder de deelnemers van het regiohack event. De data heb ik ook op Google docs gezet zodat je deze kan downloaden en de stappen zelf kan proberen.

Draaitabellen zijn tabellen die data makkelijk kan samenvatten, rangschikken, groeperen en bewerken. Een draaitabel kan bijvoorbeeld een gemiddelde leeftijd bereken of deze onder verdelen in verschillende subcategorieën zodat we feiten naar boven kunnen halen als “de gemiddelde mannelijke Regiohack deelnemer uit Enschede is ruim 34 jaar”.

Draaitabellen, of pivot tables, zijn overigens niet alleen in Excel beschikbaar. In Google docs kun je het vinden on data->pivot table report en in Open Office staat het onder gegevens->draaitabel. Persoonlijk vind ik de draaitabel interface van Excel het beste qua snelheid en gemak, maar je bent niet gebonden aan Excel.


Dus laten we aantonen dat de gemiddelde mannelijke Regiohack deelnemer uit Enschede ruim 34 jaar is. Download het Google docs bestand als je het nog niet gedaan hebt en open het in Excel. Nu dat je het bestand voor je hebt, klik op invoegen->draaitabel.

Het scherm dat je nu ziet bestaat uit een aantal delen. Aan de linkerkant de daadwerkelijke, nu nog lege, tabel. Aan de rechterkant een lijst met labels van de kolommen met daaronder vier velden “rapportfilters, kolomtabel, rijtabels en waardes”.

Het vullen van de tabel gaat door kolommen te slepen naar één van deze vier velden, hierbij zijn kolomtabel en rijtabel bedoelt voor het maken van selecties in de tekst en filters voor het maken van een dropdown menu om bijvoorbeeld gegevens van slechts één woonplaats te tonen. Onder waardes stop je de spullen waar je daadwerkelijk de waardes van wil laten zien, dit zullen meestal getallen zijn, maar draaitabellen zijn ook in staat om overeenkomende teksten te tellen. Hierdoor is het mogelijk om bijvoorbeeld een geslacht veld waar in “man” of “vrouw” staat te tellen.

Voor het vinden van de gemiddelde leeftijd van de mannelijke deelnemer kunnen we op een aantal manieren te werk gaan. In dit geval wil ik graag een tabel die een overzicht geeft van alle plaatsen waar deelnemers vandaan komen, hoeveel deelnemers er uit deze plaatsen komen en wat hun gemiddelde leeftijd is. Daarbij wil ik een filter menu waarbij je kan filteren op alle deelnemers of alleen de mannelijke of vrouwelijke.

Als eerste de lijst met woonplaatsen, dit doen we door het veld woonplaats te slepen naar rijtabels, ook willen we woonplaats in waardes hebben. Als het goed is springt woonplaats automatisch op aantal van woonplaats. Als dit niet gebeurd klik op het pijltje aan de rechterkant en kies uit het submenu de knop waardebepaling. Kies in het nieuwe menu de optie aantal. Nu hebben we een draaitabel die laat zien hoeveel deelnemers er uit verschillende plaatsen in Nederland komen.

Sleep nu geslacht naar rapportfilter, boven de draaitabel verschijnt nu een filterknop waarbij je kan kiezen op “[alle categoriën], man, vrouw”. Je bent dus nu in staat om de plaatsen waar deelnemers vandaan komen te bekijken per geslacht.

Als laatste willen we nu de gemiddelde leeftijd toevoegen, sleep leeftijd naar het waarden veld. Het probleem is dat de draaitabel er van uit gaat dat je alle leeftijd bij elkaar op wil tellen. Om dit te veranderen klik je op het pijltje aan de rechterkant en kies je in het menu op waardebepaling. Kies dan gemiddelde.

Nu zijn we helemaal klaar, als je alles gedaan hebt zoals beschreven zou je draaitabel er zo uit moeten zien.

Zoals je ziet kun met google forms makkelijk zelf data inwinnen en met draaitabellen snel je gegevens samenvatten. Hierdoor weet je niet alleen zelf heel rap wat er allemaal in je data zit verstopt, maar kun je snel data selecties maken voor visualisaties.

De visualisatie aan het begin van dit artikel is samen met Rachel Kremer volledig gemaakt uit dezelfde data set met behulp van draaitabellen.

Over Heinze Havinga

Schrijft voor regiohack over tools en technieken en is altijd lastig te vallen met vragen over data verzamelen, ordenen en visualiseren. In het dagelijkse leven zelfstandige ondernemer op het gebied van webmashups, interactieve installaties en creatieve vraagstukken. Op twitter te vinden onder @HeinzeHavinga
Dit bericht is geplaatst in Toolbox en getagd, , . Bookmark de permalink.

1 Reactie op Toolbox 007: Google forms en draaitabellen

  1. Bartholomeus zegt:

    Deze heldere uitleg heeft mij vooruit geholpen (met dit mini-onderzoek )! Dank!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

De volgende HTML tags en attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>